Exitsamtal – En värdefull dialog vid avslut av anställning
När en anställd avslutar sin anställning är det ofta en intensiv period för både arbetsgivare och arbetstagare. Men just där, i slutet, finns en unik möjlighet till insikt och lärande: exitsamtalet. Ett välgenomfört exitsamtal kan ge värdefull feedback som på sikt kan förbättra arbetsmiljön och stärka organisationens utveckling. Det ger också den avgående medarbetaren en chans att uttrycka sina upplevelser – både positiva och negativa – och avsluta anställningen på ett sunt och professionellt sätt.
Vad är ett exitsamtal?
Ett exitsamtal är ett strukturerat samtal mellan en arbetsgivare (ofta närmaste chef eller HR-representant) och en anställd som avslutar sin tjänst. Samtalet syftar till att samla ihop synpunkter och erfarenheter om arbetsplatsen, ledarskapet, företagskulturen och andra arbetsrelaterade faktorer.
Det är viktigt att samtalet sker professionellt och i en avslappnad ton. Målet är inte att ifrågasätta beslutet att sluta, utan att förstå varför den anställde väljer att lämna och hur organisationen kan förbättras.
Varför är exitsamtal viktiga?
För arbetsgivaren erbjuder exitsamtalet ovärderlig information. Den avgående medarbetaren kan ofta vara mer öppen och ärlig än en person som fortfarande är beroende av arbetsgivaren för sin försörjning. Exitsamtal kan synliggöra strukturella problem, brister i ledarskap eller kommunikation, men också framhäva goda aspekter att värna om.
För den anställde skapar exitsamtalet en plattform att få lämna arbetsplatsen på ett respektfullt sätt. Det kan också kännas bra att deras åsikter räknas när de går vidare i karriären.
Att tänka på vid exitsamtal
För att exitsamtalet ska bli så fruktbart som möjligt krävs förberedelse både från arbetsgivarens och den anställdes sida.
Tips för exitsamtal – som chef
Som chef är det viktigt att se exitsamtalet som en möjlighet snarare än en formalitet.
Följande punkter kan bidra till ett bra samtal:
- Förbered samtalet – Ha med strukturerade frågor men låt samtalet vara öppet för egna reflektioner.
- Ställ öppna frågor i stil med “Vad har varit mest givande?” eller “Hur upplevde du ledarskapet?”
- Lyssna aktivt och utan försvar – undvik att bemöta kritik med förklaringar, detta är ett tillfälle för information, inte diskussion.
- Skapa trygghet – Garantera att svaren inte får negativ påverkan på framtida referenser.
- Följ upp med HR om det framkommer allvarliga brister eller förbättringsmöjligheter.
Ett exempel på sådana frågor kan hittas i HR-experter som tillhandahåller mallar, exempelvis Roberthalf.com.
Tips på vad du som anställd kan ta upp
Om du är den som lämnar företaget så kan du bidra till att göra exitsamtalet konstruktivt. Det stärker din egen professionella framtoning och hjälper arbetsgivaren att bli bättre.
Att tänka på inför exitsamtal som anställd:
- Var ärlig men respektfull – Undvik att lasta ur dig negativitet, men våga tala öppet om varför du valt att sluta.
- Håll dig till sakfrågor – Fokusera på struktur, kommunikation, arbetsbelastning eller ledarskap istället för individuella konflikter, om det inte är relevant.
- Föreslå förbättringar – Om du ser konkreta sätt arbetsmiljön kunde förbättras, lyft det med ett lösningsorienterat förhållningssätt.
- Fokusera även på det positiva – Vad fungerade väl? Vad kommer du att sakna? Det ger en balanserad och konstruktiv bild.
Enligt en undersökning av Gallup kan organisationer som aktivt följer upp feedback från exitsamtal öka sin medarbetarretention med upp till 22 %.
Så går ett exitsamtal till rent praktiskt
Samtalet sker vanligtvis i slutskedet av anställningstiden, ibland redan efter att uppsägningen lagts fram. Både HR och närmaste chef kan hålla samtalet, beroende på företagets policy. Tidpunkten bör vara sådan att samtalet inte stör arbetsmoment, men tillräckligt tidigt för att eventuella frågor fortfarande är aktuella.
Samtalet kan vara muntligt och/eller kombineras med en skriftlig enkät. Det muntliga ger ofta mer djup och nyans. För digitala samtal är det viktigt att säkerställa att tekniken fungerar och att samtalet sker ostört.
Det är inte ovanligt att företag – särskilt större organisationer – även inkluderar exitsamtalet som en del i ett mer omfattande offboarding-program, där återlämning av utrustning, överlämning av arbetsuppgifter och referenspolicyer också tas upp.
FAQ om exitsamtal
Här har vi samlat några av de mest förekommande frågorna om exitsamtal och innehållet i dem.
Behöver jag som anställd delta i exitsamtalet?
Nej, det är inte obligatoriskt att delta i ett exitsamtal. Det är frivilligt, men det rekommenderas ofta eftersom det finns ett värde i att få dela sina erfarenheter. Samtalet är vanligtvis helt informellt och med respekt för både dina synpunkter och ditt val att lämna.
Vad är syftet för arbetsgivaren att hålla exitsamtal?
Syftet är att bättre förstå varför anställda väljer att sluta, för att identifiera interna förbättringsområden. Det är ett strategiskt verktyg för analyser av trender kring personalomsättning och arbetsmiljö. Målet är inte att påverka den anställdes beslut utan att ta tillvara på feedbacken som ett lärandetillfälle.
Kan man använda feedback från exitsamtal anonymt?
Ja, i många fall sammanställs feedback från flera exitsamtal och anonymiseras innan den delas med ledning eller andra anställda. Detta för att skydda identiteten hos den som slutat, särskilt om kritik har framförts kring känsliga områden som ledarskap eller personalrelationer.
Hur lång tid tar ett exitsamtal?
Exitsamtal brukar pågå mellan 30 till 60 minuter beroende på struktur, relation och innehåll. Det är viktigt att det sätts av tillräckligt med tid och att det inte blir för stressat – särskilt om samtalet ska innehålla såväl feedback som information om avslutande praktikaliteter.
Vad händer efter exitsamtalet?
Efter samtalet sammanställs ofta uppgifterna av HR, varpå viktiga insikter kan återkopplas till ledningen. Den avgående anställdes synpunkter är en pusselbit i det större arbetet med att förbättra företaget. I allmänhet sparas innehållet på ett diskret och integritetssäkrat sätt.
