Vad är en befattningsbeskrivning?
En befattningsbeskrivning är ett dokument som tydliggör vad en viss tjänst innebär inom en organisation. Det är ett centralt verktyg i HR-arbetet eftersom det skapar klarhet både för arbetsgivare och arbetstagare kring förväntningar, ansvar och kompetenskrav.
Syftet med en befattningsbeskrivning är att säkerställa att det råder samsyn kring vad rollen innebär, hur arbetet ska utföras och inom vilka ramar. Det är ett levande dokument som kan förändras i takt med att verksamheten utvecklas eller att rollen förändras.
Hur skriver man en befattningsbeskrivning?
Att skriva en befattningsbeskrivning kräver förståelse både för verksamhetens behov och den aktuella tjänstens specifika uppgift. Processen bör inkludera dialog med såväl närmaste chef som den person som innehar eller ska inneha tjänsten.
Steg för att skriva en befattningsbeskrivning
- Identifiera syftet med rollen: Vad vill företaget uppnå med denna befattning?
- Beskriv det organisatoriska sammanhanget: Ange var i organisationen tjänsten hör hemma, vem man rapporterar till, och eventuellt ledarskapsansvar.
- Definiera huvudsakliga arbetsuppgifter: Lista ansvarsområden och dagliga arbetsmoment.
- Ange krav på erfarenhet och kompetens: Ange utbildning, kunskaper, färdigheter och erfarenheter som krävs.
- Beskriv personliga egenskaper: Exempelvis problemlösningsförmåga, kommunikationsstil eller förmåga att arbeta självständigt.
- Inkludera särskilda villkor: Resor i tjänsten, obekväma arbetstider eller andra arbetsmiljöaspekter kan vara relevanta.
Vad behöver stå i en befattningsbeskrivning?
En välskriven befattningsbeskrivning innehåller flera centrala delar som gör den praktiskt användbar i rekrytering, medarbetarsamtal eller omorganisationer.
Vanliga och viktiga delar i en befattningsbeskrivning
- Tjänstetitel: Den officiella benämningen på rollen.
- Syfte med rollen: Kort beskrivning av tjänstens mål i organisationen.
- Placering i organisationen: Rapportvägar och organisatorisk tillhörighet.
- Ansvarsområden: De huvudsakliga områden personen ansvarar för.
- Kompetensprofil: Nödvändig utbildning, yrkeserfarenhet, kunskaper och färdigheter.
- Personliga egenskaper: Relevanta för att utföra befattningen på ett framgångsrikt sätt.
- Behörighet/beslutsmandat: Vilken typ av beslut får fattas inom ramen för tjänsten?
- Arbetsmiljö och särskilda villkor: Till exempel om arbetet innebär fysiska krav, skiftarbete, arbete hemifrån eller annat.
Vad är skillnaden mellan befattningsbeskrivning och arbetsbeskrivning?
Begreppen befattningsbeskrivning och arbetsbeskrivning används ibland synonymt, men det finns viktiga skillnader mellan dem.
Översiktligt om begreppen
- Befattningsbeskrivning: Fokuserar på en specifik tjänst (befattning) inom en organisation och beskriver vilka kompetenskrav, befogenheter och ansvar som följer med rollen. Den är ganska statisk och ändras sällan.
- Arbetsbeskrivning: Mer situationsanpassad och fokuserar på de aktuella uppgifter som den anställde faktiskt utför vid en given tidpunkt. Den kan variera över tid beroende på projekt eller organisationsförändringar.
En arbetsbeskrivning kan alltså vara mer dynamisk och spegla verkligheten här och nu, medan en befattningsbeskrivning är en mer långsiktig beskrivning av rollen i sig.
Förhållandet mellan beskrivningarna
Man kan säga att arbetsbeskrivningen kompletterar befattningsbeskrivningen. Medan befattningsbeskrivningen fastställer vilka mål, riktlinjer och förväntningar som finns på rollen, konkretiserar arbetsbeskrivningen de faktiska arbetsuppgifterna som genomförs i vardagen.
FAQ om befattningsbeskrivning
Är en befattningsbeskrivning ett juridiskt bindande dokument?
En befattningsbeskrivning är vanligtvis inte juridiskt bindande i sig, men den kan fungera som stöd vid till exempel tvister om uppsägning eller vid arbetsrättsliga förhandlingar. Den kan vara en viktig dokumentation för vad som varit överenskommet kring arbetsinnehållet.
Hur ofta bör en befattningsbeskrivning uppdateras?
Det är god praxis att se över befattningsbeskrivningar minst en gång per år, exempelvis i samband med utvecklingssamtal, eller om organisationen genomgår förändringar som påverkar roller och ansvar.
Kan en anställds arbetsuppgifter ändras utan att befattningsbeskrivningen uppdateras?
Ja, det är möjligt. Men om förändringen är av mer varaktig eller genomgripande karaktär bör befattningsbeskrivningen uppdateras. Annars finns risk att det uppstår oklarheter om ansvar, mandat och förväntningar.
Vem ansvarar för att ta fram och uppdatera befattningsbeskrivningar?
Det är vanligtvis HR i samarbete med närmaste chef som har ansvaret för att utforma och uppdatera befattningsbeskrivningar. Det är dock viktigt att detta sker i dialog med den anställde eller den tilltänkta kandidaten.
Finns det lagkrav på att ha befattningsbeskrivningar?
Nej, det finns inget lagkrav på att ha skriftliga befattningsbeskrivningar i Sverige. Men enligt Arbetsmiljölagen ska arbetsgivare organisera arbetet så att arbetsmiljön blir bra – och tydliga befattningsbeskrivningar är ett effektivt verktyg för det ändamålet.
