Förmånscykel på jobbet – smart satsning eller administrativ börda?
Att erbjuda en förmånscykel till sina anställda blir allt vanligare i Sverige. Det ses som en attraktiv personalförmån som bidrar både till personlig hälsa och till ett mer hållbart samhälle. Många arbetsgivare överväger därför att införa denna typ av personalförmån, men det finns viktiga praktiska och skattemässiga aspekter att ta hänsyn till. Nedan reder vi ut hur det fungerar, vilka regler som gäller samt för- och nackdelar – både för arbetsgivare och arbetstagare.
Så funkar det med förmånscykel
En förmånscykel är en cykel som tillhandahålls av arbetsgivaren, i första hand som en löneförmån. Det innebär att arbetstagaren får tillgång till en cykel (oftast elcykel eller hybridcykel) mot ett avdrag på bruttolönen under en viss period – vanligtvis 36 månader.
Ofta sker detta via ett leasingupplägg där arbetsgivaren hyr cykeln genom en tredjepartsleverantör. Anställda får använda cykeln både till och från jobbet samt privat.
Så här fungerar det praktiskt:
- Arbetsgivaren ingår ett leasingavtal med en tredjepartsleverantör, t.ex. Bikelease eller Ecoride.
- Den anställde får välja en cykel inom ett viss prisspann, t.ex. 25 000–40 000 kr.
- En månatlig kostnad dras från bruttolönen vilket ger en skattefördel via bruttolöneavdrag.
- När perioden är slut kan den anställde välja att köpa loss cykeln till restvärde eller lämna tillbaka den.
Regler för att få förmånscykel
För att ett förmånsupplägg med cykel ska vara korrekt ur ett arbetsrättsligt och skattetekniskt perspektiv behöver vissa regler följas. Skatteverket har särskilda riktlinjer för hur sådana förmåner ska beskattas och redovisas. Sedan januari 2022 gäller förenklade regler för cykelförmån, vilket gör det attraktivare för både arbetsgivare och arbetstagare.
Grundläggande krav enligt Skatteverket:
- Cykeln får inte ha ett marknadspris som överstiger 15 000 kr om den ska vara skattefri. Överstigande belopp beskattas som förmån.
- Om bruttolöneavdrag används ska detta dokumenteras i ett avtal mellan arbetsgivare och arbetstagare.
- Förmånen ska vara tillgänglig för flera eller alla på arbetsplatsen, för att undvika selektiva gynnanden.
- Kostnaden ska vara affärsmässigt rimlig och inte innebära negativt nettovärde för arbetsgivarens balansräkning.
För mer detaljerade instruktioner hänvisar vi till Skatteverkets sida om cykelförmåner.
Förmånscykel – bra eller dåligt?
Både arbetsgivare och anställda kan dra nytta av en förmånscykel – men det finns också potentiella nackdelar beroende på hur upplägget utformas.
Fördelar
Förmånscykeln är uppskattad ur ett HR-perspektiv eftersom den kan ha flera positiva effekter. Den främjar hälsa, minskar det ekologiska fotavtrycket och stärker arbetsgivarens varumärke.
Vanliga fördelar är:
- Hälsoförbättring: Främjar motion och välbefinnande.
- Skattefördelar: Den anställde får ett mer förmånligt pris tack vare bruttolöneavdrag.
- Miljöprofilering: Ger företaget en grönare profil, särskilt om satsningen kombineras med andra hållbarhetspolicys.
Nackdelar
Trots många uppsidor finns det även risker. För arbetsgivare krävs en viss administrativ insats, särskilt i hanteringen av leasingavtal och bruttolöneavdrag. Dessutom gäller det att reglera vad som händer om en anställd byter arbetsgivare under leasingperioden.
Möjliga nackdelar kan vara:
- Administrativt ansvar: HR och ekonomiavdelningen behöver hantera fler processer.
- Komplikation vid avslut: Vad händer med cykeln om den anställde slutar?
- Skattepliktig förmån: Om cykelns inköpspris är för högt kan en schablonbeskattning behöva göras.
Vanliga frågor om förmånscykel
Är förmånscykel alltid skattefri?
Nej. Enligt Skatteverket blir en cykelförmån skattefri endast om marknadsvärdet är 15 000 kr eller lägre. Överstiger värdet detta belopp, ska förmånsbeskattning ske på den överskjutande delen.
Får jag använda förmånscykeln privat?
Ja. En av poängerna med förmånscykel är att du får använda den även på fritiden så länge avtalet inte säger något annat. Det är ett vanligt argument för att motivera skatteförmånen.
Vad händer om jag byter jobb under avtalstiden?
Det beror på arbetsgivarens policy och leasingavtalet. Vanligtvis finns alternativ där du antingen köper loss cykeln, fortsätter betala via nettolöneavdrag eller lämnar tillbaka den. Det är viktigt att detta är tydligt reglerat i avtalet mellan dig och arbetsgivaren.
Kan arbetsgivaren neka mig att få förmånscykel?
Ja. Det är arbetsgivaren som avgör vilka personalförmåner som erbjuds. En arbetsgivare har ingen skyldighet att erbjuda förmånscykel även om det är populärt och fördelaktigt. HR-avdelningen kan behöva göra en helhetsbedömning utifrån ekonomi, administration och rättvisa.
Ingår försäkring vid förmånscykel?
Det beror på upplägget. I många fall erbjuds försäkring genom leasingföretaget, vilket är ett trygghetstillägg för anställda. Ansvaret för eventuella reparationer, stölder eller skador kan dock variera beroende på avtalets villkor.
